21条重要时间管理法则,高效工作,从容生活 | 下篇

编辑:济南新闻广播网
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发布时间:2018-03-13 20:02:06
来源:笔记侠

 21条重要时间管理法则,高效工作,从容生活 | 下篇

兰溪 | 笔记侠西南区笔记达人负责人、笔记侠&方军14天经济实战营助教团团长、书漂群创始人、出版社资深编辑,做过多场现场分享会笔记。

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封图设计 | 泉十七 责编 | 清野

内容来源:本文为《吃掉那只青蛙——博恩·崔西的高效时间管理法则》读书笔记。

完整笔记·读书笔记·独特思维

笔记君邀您,先思考:

在任何领域想要获得成功的最低要求是什么?

找到最关键的限制因素之后该怎么做?

什么拖累了你实现目标的进度?

十一、升级核心技能

吃青蛙定律:在任何领域想要获得成功的最低要求是,要不间断地学习。

所有成功都有共通的意义,无论你的任务是什么,坚持更多、更好地付出,都是确保你获得成功的不二法门。——奥格·曼狄诺

“升级核心技能”是提供个人生产力的重要定律之一。个人能力和专业能力的提升是节约时间的最有效的方法之一。

找出能够帮助你更快更好地实现目标的、最有效的关键技能,决定你必须具备哪些核心竞争力,这些核心竞争力能够在未来让你在专业领域脱颖而出。

不管这些能力是什么,你都要设定目标、制订计划、开始构建和提升该领域的能力。在自己能力所及的范围内做到最好。

不要让任何一个方面的劣势或能力方面的缺陷妨碍你的进步。

任何一件事情/技能都是可以学习的。一旦下决心要学习某种技能,就把这些技能的学习作为高优先级事项来完成。

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成为大师的3个步骤:

每天至少阅读1小时,以了解行业最新动态。每天早晨尽量早一点起床,阅读30-60分钟的图书/杂志,其中应包含有助于你提供生产力和工作效率的信息。

参加有助于提高工作技能的每一堂课程和讲座。坐在前排认真做笔记,并购买资料。下决心把自己培养成业内知识最渊博、最有竞争力的人。

一般开车一边收听你购买的音像资料。开车或通勤路上收听专业内容,那么你就能成为业内最聪明、最能干、收入最高的人之一。

你学得越多,能学到的东西也越多。你可以像通过体能训练强健自身肌肉一样,你可以通过思维训练来提高自己的智力。除非你的想象力有限,你的前途将是无限的。

十二、找到最关键的限制因素

全身心地处理当前的任务。只有把太阳光聚焦到一个点上,才会让物体燃烧。——亚历山大·格雷厄姆·贝尔

现实与目标、与理想之间存在着一个瓶颈。只有突破这个瓶颈,你才能实现自己的主要目标和理想,你必须要清楚这个瓶颈是什么。

是什么妨碍了你的进步?

什么拖累了你实现自己目标的进度?

什么阻止/影响你吃掉那只举足轻重的“青蛙”?

在工作/生活中,无论做什么,你都要定期进行分析,你可以把流程中的每个步骤都列出来,然后一一核对每个环节,这样可以确定是什么影响了你的进步,精确找出那个限制因素,并且专心解决该问题,那么通常就能在更短的时间里取得更大的进步。

运用80/20法则找出限制因素。通常限制和妨碍你实现自己目标的80%的因素来自内部(比如你的性格特质、能力、习惯、自律和竞争力)。

20%的因素来自外部。高效能人士经常对自己的劣势进行分析,首先问自己:“什么是制约我进步的内部因素?”从自己身上找问题,并努力寻求解决之道。

每一个限制因素和瓶颈问题解决后,新的问题又会不断涌现出来。无论是普通职员,还是成功人士,都存在限制因素。你的任务就是,及时找出问题,然后尽快解决这些问题。

每天开始工作的时候,先解决一个制约你工作的瓶颈问题,这会让你全天充满活力和感染力。

无论如何,限制因素总会存在。通常,这个因素就是你当时要吃掉的那只“青蛙”。

十三、自我设定压力目标

成功的第一要素是:必须全身心地做一件事情,决不能有任何懈怠。——托马斯·爱迪生

世界上有很多人,他们总是期待着贵人相助,把他们变成理想中的类型。但问题在于,这样的救世主是可遇不可求的。

等待贵人的这些人,就像在根本没有公交车经过的大街上等待公交车。其实,他们不对自己的人生负责,不对自己施加压力,那么只能一直空等下去。

大多数人就这样白白耗费着自己宝贵的生命。

为了完全发挥自己的潜力,你必须养成给自己施加压力的习惯。你必须自己选择“青蛙”,然后根据优先级依次吃掉一个个青蛙。

成为业内的领军人物,把自己看成别人仿效的典范,时刻做到以身作则。

你为自己的工作和行为设定的标准应该高于别人对你的期望值。

让自己早上上班更早,晚上下班更晚,白天工作更努力,把它当成游戏。此外,还要不断寻找超额完成任务的方法,不计回报地多做事。

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心理学家纳撒尼尔·布兰登把自尊和性格定义为“自己打造的信誉”。你成一件事、败一件事,都能提高或降低你的信誉。

无论何时,只要你督促自己全心全意地做一件事情,或者是你做到了其他人做不到的事情,都会极大地提升你的自信。

自己设定最后期限:

有一个最好的办法能帮助你克服拖延症:假设距离完成最重要的工作的最后期限只有一天。

每天想象自己接到紧急指令,第2天你必须离开所在城市外出一个月。离开前,你一定要完成哪些事情?找出答案,并立即着手去做完你该完成的任务。

第二种方法:假设你因为业绩突出,公司奖励你外出度假一周,全部费用由公司承担,但是你必须明天出发,否则这个机会就转给别人,那么出发之前,你必须要完成的事情是什么?找到答案,理解着手去做。

此外,在开始最重要工作前,把每一个步骤都写下来,然后确定每一步需要用多长时间。

在你一丝不苟完成这些工作的过程中,让自己不断与时间赛跑,并尽量提前完成工作。你可以把这个当作一项游戏,让自己胜出。

通过给自己施压,你能形成快速、高效工作的习惯,会让你受益一生。

十四、激励自己将理想转化成行动

在追求冒险、成功、创造性活动时,人们才能体验到超凡的乐趣。——安东尼·德·圣埃克苏佩里

为了有最佳的表现,你必须做自己的啦啦队队长。你必须养成习惯,不断训练自己、鼓励自己,从而让自己在人生的比赛中,能一直发挥最佳水平。

无论是正面还是负面的情绪,你的大部分情绪都取决于你每时每刻与自己的对话。

决定你的感受的不是你遇到了什么事情,而是你怎么看到这些事情。你看待这些事情的方式,决定了它们能否激励你,是让你干劲十足,还是让你丧失信心。

控制你跟心灵的对话:

你对自己的评价、自爱、自尊的程度,在很大程度上决定你工作时自我激励的程度,及能否坚持不懈地工作。

你应该总是以乐观的态度面对自己,不断地增强自信。

要经常对自己说:“我喜欢自己吗?当然喜欢!”不断重复这些话,直到你完全相信为止,并且言行举止应当像一个能力出众、处事果断的人。

为了给自己提供持续的动力,克服怀疑、恐惧等情绪,你要不断告诉自己:“我能做到!我能做到!”如果别人问你此刻感觉如何,你一定要告诉他们:“我感觉棒极了!”

无论你的真实感觉如何,也无论生活中发生了什么事情,都一定要保持心情愉快,永不低头。

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建立积极的态度:

心理学家马丁·赛里格曼在宾夕法尼亚大学进行了长达22年的研究,并在《活出最乐观的自己》一书中总结其研究成果。他认为,“乐观”的性格是事业成功、生活幸福的最重要的品质。

乐观主义者有4个显著特征:

第一个特征:乐观主义者在任何情况下都会去看事情好的一面。

第二个特征:他们总是能从挫折和苦难中总结经验,吸取教训。

“困难的出现不是为了挡住去路,而是为了指明出路”。他们相信挫折和障碍中蕴含着有用的教训。

第三个特征:他们总是能极力找出问题的解决方法。出现问题时,不是去指责他人或发牢骚,相反,他们总是尽最大努力去寻求解决问题的方法,现在该做什么?下一步该做什么?

第四个特征:他们会不断地思考和谈论他们的目标。他们总是想前看,而不是向后看。他们总是在思考自己究竟想得到什么,如何得到他们想要的。

可视化自己的目标和理想,并总是以积极的态度重复告诉自己。你会更专注、精力更充沛、更自信,且更有创造力,对自己的人生更有把握。

控制自己的思想,让自己总是保持积极的态度。记住,你会成为你想成为的那个人,所以,只说你想说的,只做你想做的。

勇于面对现实、承担责任,使自己保持积极的心态。无论遇到什么事情,都不要去批评、埋怨、指责别人。去改善,而不是责怪。集中思想和精力向前看,不理会其它。

十五、技术是一个可拍的掌控者

除了加快速度,人生还有更重要的事。——甘地

高科技可以成为你最好的朋友,也可能成为你最大的敌人。当我们屈服于一种强迫性的需要,不断地域他人进行联系,科技就变成了敌人。

科技会产生成瘾的破坏性作用。人们早晨起床后,不自觉地查看手机,才肯下床。甚至早饭不吃,水没喝,牙都没刷,就快速跑到电脑前。

据研究,人们平均46分钟会查看一下自己的智能手机;另一项研究表明,人们平均每天会查看85次手机,该研究显示:“人们查看手机的频率是他们以为的2倍。”

怎么办呢?

在日常生活中,给自己留出一部分独处的时间。每天上午和下午各安排一个小时,在这段时间里,把所有的通信设备都关掉。你会惊讶地发现,没有什么区别!

每周都给自己安排一整天时间。在这一天里,不开电脑,不用手机,也不使用任何方式与外界联系。到一天结束时,你会发现自己的心灵异常平静,思路格外清晰。

当你腾出时间重塑精神能量之后,你吃青蛙会更有效率。

十六、技术是一名出色的仆人

技术仅仅是工具而已。——梅琳达·盖茨

技术进步的目的是让生活更舒适简单,而不是制造复杂、混乱和压力。

你要利用技术工具周期性地提醒自己,什么事情最重要;并阻止自己去做那些不重要的事情。技术可以让你控制好通信、时间,甚至你的情感。

安装一个任务管理软件:为你最重要的任务创造一个数字化生活的特定空间,提醒自己在近期哪些最重要的任务,让自己更高效和专注。

要像打扫自己的办公桌一样清理你的数字化工作空间。

遇到突发事件怎么办:你需要为家人,或老板/关键客户设置一个专用通道,确保发生突发事件时,他们能找到你。

十七、高度的专注力

生命完全是一场专注力的修行,你专注于哪里,你的生命就在哪里。——克里希那穆提

在大脑中保持对成功目标和高效生产力的追求。在你开始做任何事情之前,都要先问问自己,“这会帮助我达成最重要的目标吗,还是仅仅是一个干扰而已。”

多任务引发的幻觉:很多人相信自己可以同时处理多个任务,可以在各任务之间来回自由切换,可以反复不断地转换注意力,就像摇摆不定的探照灯从一个物体找到另一个物体上那样。

处理网络上的一个突发事件后,人们通常需要花费7分钟才能完全将注意力从前一件事情上转回到原来的任务,然后继续工作。因此,一个人每次只能专注地处理一件事。

被验证的结论:

清晨不要检查邮件。这样才会避免新邮件刺激大脑,释放出全天的多巴胺,分散注意力。让你的通信设备处于关闭状态。

因特殊原因,需要查看邮件,那么需要尽快切换到邮件处理状态,迅速地结束。关掉电脑和手机的提示音,停止不断引发注意力中断的刺激。

下决心每天查看两次邮件,把时间定在上午11点和下午3点,处理完后关闭邮箱。给他人提供一个在紧急情况下可以找到你的电话号码。

开会时,不要中途接听第三人的电话,因为这些举动对对方而言是不礼貌的。一定要为对方100%地专注。这一条也适用在家里。

把生产力提升到两倍:

每天提前制订一整天的计划,选择出你最重要的任务,然后开始完成该任务,直到全部结束为止,再开始做其他工作。

持续不间断连续工作90分钟,期间不要有任何干扰和注意力的分散,然后让自己休息15分钟。

同上。

完成了为期3个小时的工作后,你终于可以奖励自己查看邮件,刺激多巴胺冲击你的大脑了。

养成每天上午首先抽出连续3小时完成重要工作后,你将让你的生产力提升到两倍,克服全天不定期查看邮箱/手机的陋习。

十八、奶酪和香肠工作法

习惯在养成之初就像一根看不见的细线,但是我们每重复一次习惯,这根线就会变得更粗壮一点,最终它会变成一条粗大的缆绳,把我们的思想和行为牢牢拴在上面。——奥里森·斯韦特·马登

香肠工作法:即把这项任务分解成多个部分,一次只解决其中一部分,就像一次只吃一片香肠一样,最终你能吃掉一整根大香肠;就像一次咬一口大象一样,最终你能吃掉整只大象。

从心理学角度,每次只做大工程的一小部分,要比从整体入手容易得多。你会获得一种内驱力,激励你不断前进,直至完成任务。

任务分解的“奶酪工作法”:其原理是,每次解决任务中的一个环节之后,就在任务清单上打一个洞,打过的洞就像一块奶酪上的洞一样。

当你安排一个特定的时间段来完成一项工作时,就可以使用奶酪工作法。这个时间段可以只有5分钟或10分钟,时间走完后你再去做其他事情,用这种方法每次你只吃一小口青蛙,要么休息,要么去做其他事情。

如果一项工作让你望而生畏,无从下手,可以尝试“香肠工作法”或“奶酪工作法”。这些技巧对克服拖延极有帮助,会给你带来意想不到的效果。

有好些畅销书作家朋友,他们在动笔写一本书之前,只下决心每天写一页,甚至只写一段,直到最后写完一本书。

十九、 创造整块的时间

如果你把全部精力集中于一组有限的目标上,那么你的未来将不可限量。——尼杜·库比恩

多思考和尝试用各种不同的方法来节约、安排或创造大块的时间。用这些时间处理那些重要的、长期能产生重大影响的任务。

比如固定的时间段给客户打电话,每天抽出30-60分钟的时间用于锻炼,比如睡前的15-30分钟用于阅读。

高效能人士总是提前安排每一天的工作,安排特定的时间段处理特定的事情。一次完成一项重要工作。

根据计划表,可以安排大块的时间进行某一项工作,把精力集中在你负责的最重要的工作上。最好的习惯是每天早早起床,在家里工作几个小时,没有人打搅你的工作。

充分利用旅行/中转时间等碎片时间,用来处理一些庞大任务中的一小部分。

二十、保持紧迫感

不要盲目地等待,时机永远不会“恰到好处”地到来。从你现在的位置开始工作,运用你需要的、能找到的任何工具。在前进的过程中,你还会找到更好的工具。——拿破仑·希尔

高效能人士一是愿意花时间去思考、制订计划、确定事件的优先级,二是能行动迅速、意志坚定地投入工作,朝着自己的理想和目标前进,从容不迫、循序渐进。

一般人常常陷入盲目地社交,从事那些无谓、低价值回报的工作,而高效能人士已经完成了不计其数的工作。

引爆自身的高效能:当你活力四射地投入自己的工作的时候,你的大脑进入一种充满激情的状态,即“心流”的状态。这种状态下,你的头脑更清晰、更具创造力。

拥抱“心流”的方法之一是:培养一种紧迫感。

这种紧迫感就好像自己在和自己赛跑,一旦产生了紧迫感,你会建立一种“行动偏好”,面对一件你即将处理的事情,你会立刻采取行动去完成,集中注意力,关注能够立即实施的步骤。

激发动能:当你变成“行动派”后,你就激活了成功的“动能法则”。

其具体内容是,克服惯性进入动态,需要消耗大量的能量,但是要保持这种动态,所需要的能量却少得多。

你行动的速度越快,你的工作能力就越强,才能就越出众。当你承担一项任务时,应当迅速完成并及时向领导汇报结果。

如果你想让自己马上投入工作,最简单有力的方法之一是不断对自己重复:“马上行动!”

当你觉得自己工作速度放慢,或因为别人的谈话而分心,或挣扎从事一些低价值回报的工作,你该对自己说:“继续工作!”

二十一、单独处理每一项任务

力量的真正秘密在于此。学习如何使用资源,然后在特定的时刻把它集中使用在特定的事情上。这一习惯要通过反复实践才能形成。——詹姆斯·艾伦

立刻行动!现在就确定对你来说最重要的工作和任务,然后立刻全身心地投入这项工作。

一旦开始工作,就约束自己,全力以赴,不受外界干扰,也决不分散自己的注意力,直到工作100%完成。

你自律越强,你越能沿着“效率曲线”不断完成进度,你高质量、高效完成的工作越来越多,耗费的时间越来越少。

相反,每中断一项工作时,你就回到了“效率曲线”的谷底,你重新回到原来工作的时候,工作难度都会加大,完成工作所耗费的时间变得更多。

自律是关键:《致加西亚的信》中,阿尔伯特·哈伯德将“自律”定义为:在应该做某件事情的时候,约束自己去做那件事情,无论自己当时想做还是不想做。

所有这一切的关键是,确定当前对自己而言最重要、最有价值的事情,然后“吃掉那只青蛙”。

总结

升级核心技能:你在自己的关键领域内知识越全面,技能越娴熟,你动手就越快,任务完成得就越早。

找到最关键的限制因素:确定影响你实现目标的瓶颈和主要障碍,无论是来自外部还是内部,然后集中精力消除这些障碍。

自我设定压力目标:假设你即将离开所在的城市外出一个月,离开之前必须把所有重要的工作都处理完。

激励自己将理想转化成行动:做你自己的啦啦队队长。在任何情况下,都寻求事情积极的一面。把精力集中在如何解决问题上,而不是问题本身。要保持乐观向上的态度。

技术是一个可怕的主人:把你的时间收回,不要让各种技术分散你的注意力,停止做技术的奴隶。学着经常把手机设备关机,并放在一边。

技术是一个非常优秀的仆人:用技术工具帮你自己处理最重要的工作,把自己从最不重要的工作中解放出来。

集中注意力:停止不断地打扰和分心,影响你正在完成的最重要的工作。

奶酪和香肠工作法:把复杂而又艰巨的大任务分割开来,变成许多部分,每次只处理一小部分。

创造整块的时间:为自己安排一份日程表,然后留出大块的时间来处理对你来说最重要的事情。

保持紧迫感:养成迅速处理关键任务的习惯,把自己培养成一个能迅速、圆满完成工作的人。

单独处理每一项任务:根据事情的优先级安排优先处理哪些事情,然后立即着手处理最重要的、必须优先处理的事情,全心全意地去做这件事情,决不中途停止,直到100%完成为止。这是工作高效、个人生产力最大化的关键所在。

下定决心,每天都实施这些规则,直到它们成为你的第二本性。一且你在时间管理方面养成上述习惯,让这些成为你个人管理的永久习惯,你的前途将不可限量。

马上行动!吃掉那只青蛙!

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